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電腦整理檔案很費事，如果沒有妥善管理，要找檔案的時候找不到。也常會誤殺檔案。

上班族最好養成隨時整理檔案的習慣，一方面可以增進效能，另一方面也可以成為自己生涯的紀錄。整理檔案最好的方法是先釐清自己的樹狀結構，也就是自己分類的方法。

另外也要定期備份，並刪除過期的檔案。一年開始是最好整理檔案的時機。

如果沒有太多時間或是一下子沒想清楚，最好先整個資料備份起來。在依照使用的頻率把常用的檔案，新增年度檔案。

以下是日本一本檔案整理書《成功人士這樣整理辦公桌》的摘要

1.為必須暫時保管的檔案，新增一個「暫置資料夾」

這是讓電腦桌面不會全是小圖示的方法之一。如果你有必須暫時保管的檔案文件時，就將該檔案移至新增的「暫置資料夾」。

然後，定出一個清理的期限。例如，每過3個月，暫置資料夾裡的文件、檔案，就自動移到垃圾桶裡，這樣使用暫置資料夾才會有效率。

2.2個以上的檔案，就新增1個資料夾

利用資料夾來歸納並整理「2個以上」的檔案。不這麼做的話，檔案會無限增加，尋找檔案的速度越來越慢。

接著，就把WORD、EXCEL等檔案，放進適合的新增資料夾裡。

3.檔案數量超過7個，就再分出1個資料夾

有一個經驗法則，叫做「神奇的數字7」（Magic Number 7）。簡單來說，就是「腦袋無法好好整理超過7個以上的資訊」，所以我們就根據這個法則，只要檔案超過7個，就在下一層新增1個資料夾。

不過，可不要愚蠢到「1個檔案就設1個資料夾」，這樣只會增加尋找檔案的時間，千萬別這麼做。

4.資料夾分層，以3層為限

資料夾要分層管理。原則上以3層為限。

例如，第1層是企畫書、估價單、參考資料（文件的種類）。第2層是Ａ公司、Ｂ公司、Ｃ公司（公司名稱）。第3層是1月分、2月分、3月分（日期）。

總之，重點就是把資料夾分成3層。至於每一層的新增方式，可以根據自己的工作內容來決定。

5.命名非常重要

有些人覺得電腦裡的檔案、資料夾只有自己會使用，命名時就隨隨便便。但是，你至少要取一個讓同仁容易尋找、容易理解的名字。

命名時要掌握一個訣竅，就是使用什麼樣的用語，能夠成為搜尋時的提醒或暗示。一般來說，我們第一個會想到的，就是製作的時間或負責該項工作的人。

另外，我們還可以根據顧客、業務主題、工作內容、文件形態來命名。如果資料夾裡有2個以上的檔案，這些檔案的名稱最好都有共同的關鍵字。例如，假設有2個檔案：

A:201310山田企業商品A估價單

B:201311山田企業商品B估價單

資料夾的名稱，第1層就是「山田企業」，第2層是「估價單」，如果要清楚哪一個是最新版本的資料，再加入「修正」、「最新」等文字，就更容易分辨出來。

如果該資料夾不但重要，使用頻率也很高，不妨給它一個聳動的名稱，吸引自己注意。

本文節錄自《成功人士這樣整理辦公桌》，由大是文化 出版